Information nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung für Mitarbeiter
Stand: 25.05.2018
Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und der Ihnen nach DSGVO zustehenden Rechte.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Für die Datenerhebung und -verarbeitung sind die pd.KURIER direkt GmbH, die pd.KURIER direktPlus GmbH & Co KG, Curt-Frenzel-Straße 2, 86167 Augsburg, sowie die pd.KURIER verteil GmbH, Am Mittleren Moos 2, 86167 Augsburg verantwortlich.
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
pd.KURIER direkt GmbH
pd.KURIER direktPlus GmbH & Co KG
pd.KURIER verteil GmbH
Datenschutzbeauftragter
Curt-Frenzel-Straße 2
86167 Augsburg
E-Mail:
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Bei Einstellung bitten wir Sie, einen Personalfragebogen auszufüllen. Die im Personalfragebogen enthaltenen Angaben sind zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gem. § 26 Bundesdatenschutzgesetz erforderlich. Lediglich die als freiwillig bzw. als optional gekennzeichneten Felder müssen nicht ausgefüllt werden. Dies sind die Felder Fax-Nummer und eine eventuelle geschäftliche Telefon-Nummer. Diese Angaben würden uns die Kontaktaufnahme mit Ihnen jedoch erleichtern.
Wir erheben von Ihnen Stammdaten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Bankverbindung, Staatsangehörigkeit.
Wir erheben und speichern darüber hinaus Angaben zu Ihrer Beschäftigung bei uns sowie zu Ihrer Qualifikation und Ihrem bisherigen Werdegang. Hierzu gehören z. B. Informationen zum höchsten Schulabschluss bzw. zur höchsten Berufsausbildung und die Informationen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassen haben. Daten über aktuelle Nebenbeschäftigungen sind für uns relevant, um die Vereinbarkeit mit Ihrer Beschäftigung prüfen zu können.
Als Brieftagzusteller verlangen wir von Ihnen ein polizeiliches Führungszeugnis um den Anforderungen des Postgeheimnisses gerecht zu werden. Das Führungszeugnis wird bei uns in der digitalen Personalakte vorgehalten.
Sofern Sie ein Dienstfahrzeug verwenden, sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, halbjährlich zu überprüfen, ob Sie im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Es wird keine Kopie davon erstellt. Wir prüfen und speichern lediglich, ob Sie im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind.
Wir erheben auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Daten. Hierzu gehören u.a. Ihre Steueridentifikationsnummer, Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse Steuerklasse, etwaige Kinderfreibeträge, Familienstand und Angaben zur Konfession (nur sofern steuerrechtlich relevant). Diese und weitere gesetzlich in § 39 e Einkommenssteuergesetz geregelte Daten erheben wir ggf. auch direkt bei der zuständigen Finanzverwaltung.
Wir erheben zudem Informationen zu Ihrer Krankenversicherung und ggf. zu weiteren beschäftigungsrelevanten Zusatzversicherungen um etwaigen Zahlungsverpflichtungen und Meldepflichten nachkommen zu können.
Im Rahmen der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge fragen wir nach Ihrer Elterneigenschaft. Wir benötigen diese Information um festzustellen, ob nach § 55 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI ein Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung zu entrichten ist. Ggf. bitten wir Sie, die bestehende Elterneigenschaft durch entsprechende Dokumente nachzuweisen. In diesem Fall nehmen wir lediglich einen Vermerk über die Prüfung der Elterneigenschaft in Ihre Personalakte auf und geben die Unterlagen zurück bzw. vernichten diese.
Sofern Sie im Zeitpunkt der Einstellung noch nicht volljährig sind, bitten wir Sie ggf. um die Vorlage einer ärztlichen Erstuntersuchungsbescheinigung. Hierzu sind wir nach § 32 Jugendarbeitsschutzgesetz gesetzlich verpflichtet. In bestimmten Fällen bitten wir Sie um Vorlage einer Arbeitserlaubnis bzw. einer Aufenthaltsgenehmigung. Dies erfolgt nur, sofern diese für die Prüfung der Rechtmäßigkeit Ihrer Beschäftigung erforderlich ist.
Wir erheben Arbeitszeiten, da wir hierzu gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet sind.
Weitere Datenverarbeitungen
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erheben und verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, unter anderem über Krankheitszeiten, Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, etc.) oder Arbeitszeiten. Auch hier gilt der Grundsatz, dass diese Datenerhebungen und -verarbeitungen nur erfolgen, sofern sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 BDSG erforderlich oder durch andere Rechtsvorschriften legitimiert sind.
Wir führen eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern. Wenn Sie die Inhalte Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Wir benötigen die oben genannten Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses gem.
- 26 BDSG. Ohne die Bereitstellung dieser Daten ist die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und die Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten nicht möglich.
Freiwillige Angaben
Wir fragen Sie nach der Einstellung zudem, ob eine Schwerbehinderung vorliegt. Diese Frage erfolgt, um Ihre entsprechenden Rechte nach dem Sozialgesetzbuch IX wahren zu können sowie um eine etwaige Ausgleichsabgabe nach § 77 Sozialgesetzbuch IX zu berechnen. Sie müssen diese Frage erst nach sechs Monaten Beschäftigungszeit beantworten. Vorher ist die Beantwortung freiwillig.
Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung
Sofern Sie eine gesonderte Einwilligung zur Veröffentlichung Ihrer Daten oder eines Fotos erteilt haben, werden Ihre Daten spätestens nach Beendigung des
Beschäftigungsverhältnisses gelöscht, soweit keine handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Die Verarbeitung erfolgt dann auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligungen jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, werden Ihre Daten gelöscht bzw. werden Ihre Daten zu diesen Zwecken nicht mehr verwendet soweit keine handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Datenlöschung
Alle von uns erhobenen Daten werden vernichtet bzw. gelöscht, sobald sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind oder das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde und gesetzliche Aufbewahrungsfristen nicht mehr entgegenstehen. (Steuer, SV, Lohn/Gehalt)
Datenempfänger
Für die pd.KURIER direkt GmbH, die pd.KURIER direktPlus GmbH & Co KG, sowie die pd.KURIER verteil GmbH erfolgt die gesamte Personaladministration durch die Mediengruppe Pressedruck DienstleistungsGmbH & Co. OHG, die Ihre Daten ausschließlich zu den oben genannten Zwecken auf Basis eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung erhebt und verarbeitet. Dabei erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diesen zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses benötigen. Ihre Daten sind regelmäßig den jeweiligen Personalverantwortlichen zugänglich und werden im Einzelfall ausgewählten Führungskräften zur Verfügung gestellt. Allen Personen ist es untersagt, die Daten zu anderen als den vorgenannten Zwecken zu verarbeiten.
Wir übermitteln Daten nur an Dritte, sofern eine datenschutzrechtliche Übermittlungsbefugnis nach den nach den oben genannten Rechtsvorschriften besteht, z.B. an:
- Banken zur Auszahlung von Lohn- und Gehalt,
- Sozialversicherungsträger, Finanzämter, Gewerbeaufsichtsamt und ggf. weitere Behörden zur Befolgung unserer gesetzlichen Pflichten.
Darüber hinaus können in Einzelfällen weitere gesetzliche Verpflichtungen zur Übermittlung von Daten vorliegen, die jedoch nicht allgemein, sondern nur im konkreten Einzelfall entstehen können.
Zudem können von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen, die uns streng weisungsgebunden unterstützen, Daten im Rahmen einer vertraglich geregelten Auftragsverarbeitung erhalten. Dies sind Dienstleister aus den Kategorien IT-Dienstleistungen, Datenvernichtung, Logistik- und Druckdienstleistungen.
Außerdem werden folgenden Daten an den Betriebsrat weitergegeben: Name, Vorname, Geburtstag (ohne Geburtsjahr), Gehaltslisten (auf Anforderung), Kleidergrößen für Sicherheitsschuhe. Der Betriebsrat verwendet diese Daten im Rahmen seiner Aufgaben gem. Betriebsverfassungsgesetz, zur Bestellung von Sicherheitsschuhen und zur Übermittlung von Glückwünschen. Die Weitergabe Ihrer Daten ist teilweise freiwillig und kann jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, werden Ihre Daten gelöscht bzw. werden Ihre Daten zu diesen Zwecken nicht mehr verwendet soweit keine handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
Ihre Datenschutzrechte
Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG), wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das
Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsortes oder des Arbeitsplatzes der betroffenen Person oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Hinweis auf ein Widerrufsrecht bei Einwilligungen
Sie haben das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die
Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Daten-verarbeitung ein.
Hinweis auf ein Widerspruchsrecht gem. Artikel 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer
Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Abs. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
